Zásady ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost Care.bike s.r.o., se sídlem Havlíčkova 437, 542 32 Úpice, IČO: 17237343, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 49685 (dále jen „Společnost“), která je i provozovatelem Aplikace.

Kontaktní osoba Společnosti: Lukáš Bárta, e-mail: info@care.bike.

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně.

Správce vaše osobní údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby spojené s užíváním Aplikace a s využíváním námi provozovaných webových stránek.

Pokud v Aplikaci a na webových stránkách naleznete odkazy na jiné webové servery či aplikace, neneseme odpovědnost za zpracování vašich osobních údajů takovými webovými servery či aplikacemi i přesto, že je vybíráme s řádnou péčí. Tyto Zásady se tudíž nevztahují na používání takových webových serverů či aplikací.

Aplikace může být využívána ze strany koncových uživatelů, kteří jsou vlastníky a uživateli námi vyráběných kol (viz bod 2.1. níže) nebo ze strany našich obchodních partnerů, kteří námi vyráběná kola prodávají koncovým uživatelům, kteří provádějí jejich servis, nebo kteří poskytují související služby a plnění (pokud jsou tito obchodní partneři fyzickými podnikajícími osobami, pak se na ně vztahují ujednání uvedená níže zejména v bodu 2.2.)

Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

a) Identifikační a kontaktní údaje (uzavření smlouvy, resp. registrace do Aplikace)

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme pro tento účel, patří ty, které nám sami poskytnete jejich vyplněním při registraci do Aplikace, a to:

• jméno a příjmení;
• e-mailová adresa;
• zadané heslo.

Tyto údaje jsou součástí smlouvy o poskytování služeb, resp. licenční smlouvy v případě Aplikace a potřebujeme je pro možnost uzavření smlouvy a v případě Aplikace pro její zprovoznění. Bez jejich poskytnutí bychom vám nemohli poskytnout licenci k užívání Aplikace a umožnit její užívání. Registrací uživatele dochází k uzavření smlouvy mezi námi jakožto správcem a vámi jakožto uživatelem o poskytování služeb Aplikace a o poskytnutí licence k používání Aplikace.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• plnění uzavřené smlouvy (smlouvy o poskytnutí služeb, licenční smlouvy) - tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU.

b) Provoz Aplikace

Při provozu Aplikace jsou dále zpracovávány tyto provozní údaje technického charakteru, které naši administrátoři potřebují k tomu, aby byli schopni spravovat Aplikaci nebo řešit případné její technické problémy:

• IP adresa vzdáleného zařízení;
• počet operací, které jsou v Aplikaci provedeny;

V rámci provozu Aplikace vám mohou být zasílány rovněž systémové zprávy (jako např. Zprávy související s obnovením hesla či potvrzením vytvoření účtu v Aplikaci), které jsou nezbytné pro zajištění dalšího řádného fungování Aplikace a potvrzení Vašeho dalšího zájmu Aplikaci používat.

Dále jsou pro naplnění účelu fungování Aplikace zpracovávány tyto osobní údaje registrovaných uživatelů:

• jméno a příjmení;
• e-mailová adresa;
• údaje o vlastnictví konkrétního (e-)kola či (e-)kol vč. jeho parametrů a jeho součástí, příslušenství a doplňků, výrobního čísla, unikátního QR kódu (e-)kola, fotografií, údaje o provedených servisních úkonech na daném (e-)kole. Pokud bychom tyto údaje neměli k dispozici, nemohli bychom vás informovat o nezbytných servisních úkonech na (e-)kole a o servisním středisku určeném pro tyto účely, což je jeden ze základních benefitů pro uživatele Aplikace.

Registrovaný uživatel bude mít k dispozici rovněž údaj o tom, kolik osob před ním (e-) kolo vlastnilo – tento údaj však bude zcela anonymní, vyjádřený pouze číselným údajem o počtu předchozích vlastníků daného kola, a údaj o provedených servisních úkonech.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

c) Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s užíváním Aplikace a vyřizováním reklamačních a jiných nároků, Vašich dotazů apod.

Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje v rozsahu, který nám pro naplnění vámi požadovaného účelu sami sdělíte (takové, které nám umožní reagovat na váš podnět – tyto osobní údaje použijeme výhradně k tomuto účelu):

• jméno a příjmení;
• e-mail a telefon;
• IČO a DIČ v případě fyzické podnikající osoby.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• vyřizování vašich požadavků při poskytování služeb, vyřizování reklamací, stížností apod. – tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU);
• vyřizování vašich požadavků při projevení zájmu o přístup k Aplikaci (poptávky), tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

d) Obecné obchodní nabídky a sdělení

Pokud jste si naistalovali Aplikaci, čímž využíváte jejích služeb, a nevyjádřili jste v rámci procesu její instalace nebo později nesouhlas se zasíláním obchodních sdělení, jsme oprávněni v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU (tj. oprávněný zájem naší Společnosti spočívající v možnosti využít přímého marketingu) a v souladu s ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, vám zasílat i bez vašeho předchozího souhlasu na vámi poskytnutý e-mail nebo v rámci Aplikace zprávy obsahující obchodní sdělení týkající se našich vlastních shodných či obdobných služeb. Zejména se bude jednat o výzvy k servisu zakoupeného kola nebo o nabídky vhodných servisních prací, nabídky součástí, příslušenství či doplňků k zakoupenému výrobku, či nabídky nově vyráběných kol. Zprávy doručené v rámci Aplikace budou uloženy ve vaší schránce, abyste si je mohli kdykoliv přečíst.

Tato obchodní sdělení vám však zasílat vůbec nebudeme, pokud již při instalaci Aplikace dáte najevo, že je zasílat nechcete. Rovněž vám tato sdělení nebudeme zasílat, pokud jste nevyužili služeb Aplikace po dobu více jak 5 let, pokud dojde ke zrušení zákaznického účtu v Aplikaci, nebo pokud odmítnete zasílání obchodních sdělení.

Pokud dojde k převodu vlastnictví k (e-)kolu, které bude registrováno v Aplikaci, jsme oprávněni vám z důvodu oprávněného zájmu zasílat obchodní sdělení nadále po dobu 1 roku s tím, že tato obchodní sdělení budou obsahovat zejména nabídky na naše nové výrobky či akční nabídky našich výrobků, které by vás mohli zajímat.

Možnost odmítnout další zasílání těchto obchodních sdělení budete mít i v rámci každého doručeného e-mailu (zprávy do Aplikace), kde vás na tuto skutečnost vždy výslovně upozorníme. Zároveň budete mít jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem a zdarma odmítnout další zasílání těchto nabídek (postačuje jakákoliv forma odpovědi na zaslaný e-mail, např. ve formě textu „NEZASÍLAT“).

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (tedy zasílání marketingových sdělení bez vašeho souhlasu) vznesete, je i tato skutečnost důvodem k tomu, že vám nadále nebudeme obchodní sdělení zasílat.

K Aplikaci mají separátní přístup (oddělený od koncových uživatelů) rovněž naši obchodní partneři. Pokud se jedná o fyzickou podnikající osobu, pak zpracováváme o takové osobě následující osobní údaje:

• jméno a příjmení;
• e-mailová adresa;
• přístupové heslo do Aplikace;
• IČO (případně DIČ);
• údaj o místu podnikání.

Tyto údaje jsou součástí smlouvy o poskytování služeb, resp. licenční smlouvy v případě Aplikace a potřebujeme je pro možnost uzavření smlouvy a v případě Aplikace pro její zprovoznění. Bez jejich poskytnutí bychom vám nemohli poskytnout licenci k užívání Aplikace a umožnit její užívání. Registrací obchodního partnera v Aplikaci dochází k uzavření smlouvy o poskytování služeb Aplikace a o poskytnutí licence k používání Aplikace.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• plnění uzavřené smlouvy (smlouvy o poskytnutí služeb, licenční smlouvy) - tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU.

Ostatní informace, které budou v Aplikaci zpracovávány, nemají charakter osobních údajů a jedná se o údaje ryze obchodního charakteru mezi obchodním partnerem a námi jakožto výrobcem (e-)kol.

Pokud navštívíte naše webové stránky Care.bike, budeme o vás zpracovávat určité technické informace (jako je Vaše IP adresa), abychom vám mohli zpřístupnit funkce našich online služeb a spravovat je. Naši techničtí pracovníci potřebují tyto informace pro účely správy webových stránek a případných řešení technických problémů, jakož i jejich vývoje.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• oprávněný zájem naší společnosti (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

Cookies využívané webovými stránkami budeme využívat pouze v rozsahu, který sami na těchto stránkách výslovně odsouhlasíte.

Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. smlouvy s prodejci námi vyráběného zboží – právnickými osobami, externími poskytovateli IT služeb, právními poradci apod.).

Prodejci našeho zboží (maloobchodníci) nám nepředávají žádné osobní údaje koncových zákazníků a stejně tak naše společnost nepředává prodejcům osobní údaje zákazníků, kteří nakupují zboží přímo od výrobce.

Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty pak identifikační a kontaktní údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.

V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• plnění uzavřené smlouvy (v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách za poskytnuté/odebrané služby), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech.

Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny.

Tento účel se týká veškerých smluvních vztahů uvedených v těchto Zásadách.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

Pokud by vznikl mezi naší Společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. V této souvislosti zpracováváme základní identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, bydliště), údaje o sporném smluvním vztahu, o provedených platbách, a údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU.

Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

Pokud jste se našimi zákazníky nestali a nejsou tak splněny podmínky pro zasílání obchodních sdělení bez vašeho souhlasu (viz bod 2.1 písm. d) výše) nebo jste se dodatečně rozhodli, že máte zájem o zasílání newsletteru, můžete se přihlásit k jeho odběru přes webový formulář nebo prostřednictvím Aplikace. Newsletter vám v takovém případě můžeme zasílat a pro tento účel zpracovávat vaši e-mailovou adresu pouze s vaším předchozím souhlasem. Text souhlasu pro zasílání newsletteru, jakož i ostatní podmínky související s uděleným souhlasem, je dostupný na Care.bike nebo v Aplikaci.

Osobní údaje (e-mail) začneme zpracovávat až poté, co vyplníte do příslušného webového formuláře svůj e-mail pro zasílání newsletteru, budete souhlasit se zpracováním tohoto osobního údaje a následně odběr newsletteru aktivujete a potvrdíte dle instrukcí obsažených v doručené emailové zprávě. Nebude-li zadání odběru newsletteru potvrzeno dle instrukcí obsažených v doručené emailové zprávě do 14 dnů, zadaný e-mail bude bez zbytečného odkladu zlikvidován.

Pokud byste nám souhlas neudělili, je jediným důsledkem to, že vám nebudou zasílány informace o novinkách v našich službách či výrobcích. Na kvalitu ostatních poskytovaných služeb ze strany Společnosti nemá tato skutečnost jakýkoliv vliv.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• Právním základem pro zasílání newsletteru je tedy v tomto případě v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení EU váš souhlas.

Zpracováváme osobní údaje po minimální dobu, po kterou jsme povinni osobní údaje zpracovávat. Konkrétně se jedná ve vztahu ke shora vymezeným činnostem (viz bod 2. Zásad) o tyto doby:

a) Aplikace Care.bike

Pokud dojde k ukončení vaší registrace v Aplikaci (nebo neobnovíte heslo na základě výzvy v systémové zprávě nebo nepotvrdíte vytvoření účtu v Aplikaci), vymažeme nebo převedeme do anonymní formy jakékoliv osobní údaje, které jste nám poskytli při registraci Aplikace kromě údajů, jejichž uchování nám umožňuje platná legislativa (pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění, příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy). Osobní údaje však nebudou vymazány dříve než po 3 letech (z důvodu dodržení obecné promlčecí doby případně vznesených občansko-právních nároků), neurčují-li tyto Zásady či platná legislativa v konkrétním případě jinak.

b) Používání webových stránek

Osobní údaje zpracováváme po dobu 3 let od jejich získání.

c) Uzavírání a plnění dodavatelsko-odběratelských vztahů

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

d) Účetnictví a daně

Osobní údaje zpracováváme po dobu 5 let od data zdanitelného plnění, není-li v některých případech legislativou vyžadována lhůta delší.

e) Výkon (resp. obhajoba) práv

Osobní údaje zpracováváme do doby vyřešení sporu a jeden rok poté.

f) Přímý marketing

Osobní údaje zpracováváme po dobu, po kterou oprávněný zájem trvá.

g) Newsletter – komunikace na základě uděleného souhlasu

Osobní údaje zpracováváme po dobu 5 let od udělení souhlasu nebo do doby jeho odvolání.

Po uplynutí výše uvedených lhůt budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu) či z jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi při vyřizování vašich požadavků nebo v souvislosti s vaší činností související s realizací objednávek zboží a služeb.

Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů – uzavřeny smluvní vztahy, který smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.

Právo na opravu osobních údajů

Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně. Osobní údaje můžete také vymazat po přihlášení do Vašeho účtu v Aplikaci.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na odvolání uděleného souhlasu

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků, přímý marketing).

Právo na podání stížnosti

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: Lukáš Bárta, e-mail: info@care.bike či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti